改善策立案と効率化の推進

• 日程: Day 2 / セッション 06
• 時間: [13:30-14:15]
• 形式: 実習
• ゴール: 特定された問題に対して複数の改善策を立案し、優先順位付けと効果測定の計画を立てられる
• 学習形式: AIブレスト（改善策提案）

前のセッションでは、業務改善の基本的な考え方と、問題の真の原因を特定するための強力な手法である「なぜなぜ分析」や「特性要因図」について学びました。原因が特定できたら、いよいよ次は具体的な「改善策」を考え、実行していく段階です。

このセッションでは、前セッションで特定した架空の問題とその原因をもとに、AIとブレインストーミングしながら、複数の改善策を立案します。さらに、それらの改善策に優先順位をつけ、効果をどのように測定・評価していくか、具体的な計画を立てていきましょう。

あなたはデータエントリーチームのSVです。前セッションの架空の問題「データ入力のエラーが多い」の根本原因として、「マニュアル作成後にレビューする仕組みがない」ことが特定されたとします。

この根本原因に対して、AIと共同で改善策を立案し、優先順位をつけ、効果測定の計画を立てましょう。

AIと対話しながら、以下のステップで進めてみましょう。

1. 改善策のブレインストーミング:

   • AIに「根本原因が『マニュアル作成後にレビューする仕組みがない』場合、どのような改善策が考えられますか？」と質問し、できるだけ多くのアイデアを提案してもらいましょう。
   • 提案されたアイデアの中から、あなたのチームで実現可能なもの、効果が期待できるものを選び、さらに具体化していきます。
     • 例: 「マニュアルレビューの仕組みを作る」→「毎月最終金曜日にSVとベテランオペレーターが共同でマニュアルをレビューする」

2. 優先順位付け:

   • 立案した複数の改善策に対して、以下の観点から優先順位をつけましょう。
     • 効果の大きさ: 実施した場合にどれくらい問題が解決されるか
     • 実行の容易さ: コスト、時間、人手などのリソースがどの程度必要か
     • リスク: 実施することで新たな問題が発生する可能性がないか
   • AIに「これらの改善策に優先順位をつけるとしたら、どのような基準で考えますか？」と質問し、ディスカッションを通じて最適な優先順位を決定しましょう。

3. 効果測定計画の立案:

   • 優先順位が高い改善策について、その効果をどのように測定するか計画を立てましょう。
   • AIに「この改善策の効果を測定するには、どのような指標（KPI）を使うべきですか？」と質問し、具体的な測定方法、測定期間、目標値などを決定します。
     • 例: 改善策「マニュアルレビューの仕組み導入」の効果測定として、「次月のエラー率を0.5%削減する」という目標を設定し、「レビュー後のマニュアルを用いた業務のエラー発生件数」を測定する。
   • 5S活動の推進:
     • 業務の効率化には、「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の5S活動も有効です。AIに「データエントリー業務において、5S活動をどのように推進すれば良いか、具体的なアイデアを提案してください」と依頼し、チームへの導入を検討しましょう。
   • 業務の標準化と効率化:
     • AIに「業務の標準化を進めるための具体的なステップや、データエントリー業務で活用できるツールはありますか？」と質問し、ヒントを得てみましょう。

• 根本原因に対する複数の改善策とその具体化
• 改善策の優先順位付け（理由付き）
• 優先順位の高い改善策に対する効果測定計画（KPI、測定方法、目標値）
• （任意）5S活動や業務の標準化に関する具体的なアイデア

• 「できること」から始める: 大規模な改善でなくても、小さくても効果が見込めることから着手することが成功の鍵です。
• 現場の意見を取り入れる: 改善策は、実際に業務を行うオペレーターが実行するものです。彼らの意見を聞き、納得感のある策を立てることが重要です。
• AIを戦略パートナーとして活用:

  • 「この改善策の成功確率を高めるにはどうすれば良いですか？」
  • 「改善策の実施に伴う抵抗を減らすためのコミュニケーション戦略は？」
  • 「他の企業ではどのような業務効率化ツールを活用していますか？」

このセッションでは、特定された問題の根本原因に対し、AIと共同で複数の改善策を立案し、優先順位付けと効果測定の計画を立てる演習を行いました。業務改善は、単なる問題解決だけでなく、チーム全体の生産性向上や効率化を推進するための重要な活動です。今日学んだ改善策の立案から実行、評価までのサイクルを意識し、継続的に業務をより良くしていくSVを目指しましょう。

以下の問いに答えられるか確認してみましょう：

• 特定された根本原因に対して、複数の改善策を立案できますか？
• 改善策に優先順位をつける際の基準を3つ以上挙げられますか？
• 立案した改善策の効果を測定するためのKPIと測定方法を説明できますか？

答えに自信がない場合は、AIとのブレインストーミング内容を見返すか、AIに質問してみてください。

• 参考リンク:

  • JMAマネジメントスクール「業務改善の具体的な進め方と事例」https://jma.or.jp/business/column/gyoumu-kaizen/
• 発展課題: あなたの部署で現在進行中の改善活動があれば、その効果測定の方法についてAIとディスカッションし、より良い指標がないか検討してみましょう。