品質チェックの種類とマニュアル整備

• 日程: Day 2 / セッション 02
• 時間: [9:45-10:30]
• 形式: 実習
• ゴール: 論理チェックと目視チェックの適用場面を判断し、標準作業手順書（SOP）の構成を立案できる
• 学習形式: AIブレスト（マニュアル構成案作成）

前のセッションでは、データエントリーの品質を保証する「エントリー＋ベリファイ方式」と「ダブルエントリー・コンペア方式」を学びました。どちらの方式を選ぶにしても、データの品質を最終的に担保するためには、適切な「品質チェック」と、そのチェックを確実に行うための「マニュアル整備」が不可欠です。

このセッションでは、データエントリー業務における様々な品質チェックの種類とその適用場面を理解し、チームの業務品質を安定させるための「標準作業手順書（SOP）」の構成をAIとブレインストーミングしながら立案します。

あなたはデータエントリー業務のSVです。あなたのチームでは、新しいデータエントリー案件に対応するため、適切な品質チェック体制を構築し、それらを反映した標準作業手順書（SOP）を整備する必要があります。

AIと対話しながら、以下のステップで進めてみましょう。

1. 品質チェック種類の理解と適用場面の検討:

   • AIに「データエントリー業務で利用できる品質チェックの種類にはどのようなものがありますか？」と質問してみましょう。
   • 主に「論理チェック」と「目視チェック」について、それぞれの特徴と、どのようなデータ項目や業務フローで効果的に適用できるかをAIとディスカッションします。
     • 論理チェックの例:
       • 入力桁数チェック（例：電話番号は10桁または11桁）
       • データ形式チェック（例：メールアドレスは@を含む）
       • コード整合性チェック（例：商品コードがマスターデータに存在するか）
       • 排他チェック（例：性別で「男」と「女」の両方にチェックが入っていないか）
       • 日付の整合性チェック（例：終了日が開始日より前になっていないか）
     • 目視チェックの例:
       • 目視での誤字・脱字チェック
       • レイアウト崩れの確認
       • 画像とテキストの整合性確認（例：商品写真と商品名の一致）

2. SOP構成案の立案:

   • AIに「データエントリー業務の標準作業手順書（SOP）を作成したいのですが、どのような構成にすれば良いですか？」と質問し、構成案を提案してもらいます。
   • 提案された構成案を参考に、あなたのチームに合わせたSOPの構成（例：目的、対象業務、事前準備、作業手順、品質チェック手順、エラー対応、参照資料など）をAIとブレストしながら作成します。
   • 特に「作業手順」と「品質チェック手順」については、具体的なデータ項目（例：氏名、住所、電話番号、商品コード、金額など）を想定し、上記の論理チェックや目視チェックをどのように組み込むかを検討しましょう。

• データエントリー業務における品質チェックの種類（論理チェックと目視チェック）とそれぞれの適用場面のリスト
• あなたのチーム向けデータエントリー業務SOPの構成案

• 具体的なデータ項目を想定する: 漠然と考えるのではなく、「氏名」「電話番号」「注文数」といった具体的なデータ項目を例に挙げて、どのようなチェックが必要かAIと話し合ってみましょう。
• SOPの目的を意識する: SOPは「誰が読んでも同じ品質で業務が行えること」が目的です。曖昧な表現を避け、箇条書きや図解なども積極的に活用しましょう。
• AIを積極的なアシスタントとして活用:

  • 「データエントリーSOPのテンプレートをいくつか提案してください」
  • 「論理チェックと目視チェック、それぞれどんな場合にどちらを優先すべきですか？」
  • 「SOPを作成する上で、オペレーターからの意見をどのように収集すれば良いですか？」

このセッションでは、データエントリー業務における品質チェックの種類、特に論理チェックと目視チェックの適用場面を学び、チームの業務品質を安定させるための標準作業手順書（SOP）の構成案をAIと共同で立案しました。効果的なチェック体制と、それを支える明確なSOPの存在が、高品質なデータエントリー業務を実現し、SVの負担軽減にも繋がることを実感できたはずです。

以下の問いに答えられるか確認してみましょう：

• データエントリー業務における「論理チェック」と「目視チェック」の違いと、それぞれの具体的な適用場面を説明できますか？
• 標準作業手順書（SOP）を構成する主要な項目を3つ以上挙げ、それぞれの役割を説明できますか？

答えに自信がない場合は、AIとのブレインストーミング内容を見返すか、AIに質問してみてください。

• 参考リンク:

  • 〇〇品質管理協会「データ入力における品質管理ガイドライン」（社内資料想定）
• 発展課題: 作成したSOP構成案に、どのような図解やフローチャートを盛り込むと、より分かりやすくなるかAIと検討してみましょう。