エントリー・ダブルエントリー方式の理解と実践

• 日程: Day 2 / セッション 01
• 時間: [9:15-9:45]
• 形式: 座学
• ゴール: エントリー＋ベリファイ方式、ダブルエントリー・コンペア方式の仕組みとそれぞれのメリット・デメリットを説明できる
• 学習形式: 対話型解説

皆さん、2日目の研修へようこそ！
昨日は、SVの役割やオペレーター管理の基礎、そして品質管理の重要性とエラー傾向分析について学びました。データエントリー業務において品質を確保することは、信頼性を維持し、業務を円滑に進める上で不可欠です。

このセッションでは、データエントリーの品質を保証するための具体的な入力方式、「エントリー＋ベリファイ方式」と「ダブルエントリー・コンペア方式」について深く掘り下げます。それぞれの仕組みを理解し、どのような状況でどちらの方式が効果的なのかを学んでいきましょう。

「エントリー＋ベリファイ方式」は、データエントリー業務で最も一般的に用いられる品質保証の仕組みの一つです。

1. エントリー（入力）: 一人のオペレーターが、一次データ（例えば、紙の申込書など）を見てデータをシステムに入力します。
2. ベリファイ（照合・検証）: 別のオペレーター、または同じオペレーターが、入力されたデータと一次データを照合し、誤りがないか検証します。この際、システムが自動で照合を補助することもあります。

• 効率性: ダブルエントリー方式に比べて、入力作業自体は一度で済むため、全体の作業時間は短くなる傾向があります。
• コスト削減: 基本的にオペレーターの人数をダブルエントリー方式ほど必要としないため、人件費を抑えられます。
• 柔軟性: 部分的なベリファイや、特定の項目のみのベリファイなど、品質基準に応じて柔軟な運用が可能です。

• エラーの見逃しリスク: ベリファイ作業は人間の目視に頼る部分が大きいため、集中力や熟練度によってエラーの見逃しが発生するリスクがあります。特に、数値の入れ間違いや、似た文字の誤認識など。
• 高い品質保証には不向き: 非常に高いレベルの正確性が求められるデータ（例：金融機関の口座番号、医療データ）には、見逃しリスクの面から不向きな場合があります。

ベリファイ作業は、エントリー作業と同じくらいの集中力と正確性が求められます。単なる「間違い探し」ではなく、入力されたデータが正しいかどうかを「確認する」という意識が重要です。

「ダブルエントリー・コンペア方式」は、非常に高いデータ精度を要求される場面で採用される品質保証の仕組みです。

1. 一次エントリー: 一人のオペレーターが、一次データを見てデータをシステムに入力します。
2. 二次エントリー: 別のオペレーターが、同じ一次データを見て、一次エントリーとは独立して再度データをシステムに入力します。
3. コンペア（比較照合）: システムが、一次エントリーと二次エントリーのデータを自動的に比較照合します。両方のデータが一致すればOKとし、不一致があればエラーとして検出し、修正を促します。

• 高精度な品質保証: 人間の目視による見逃しリスクを大幅に削減し、機械的な比較により極めて高い精度でのデータエントリーが可能です。オペレーターの集中力低下によるエラーも防ぎやすいです。
• エラーの確実な検出: 一次と二次で異なるオペレーターが入力するため、個々のオペレーターの癖や思い込みによるエラーも検出されやすくなります。

• コスト増: 同じデータを2回入力するため、作業時間は単純に2倍近くかかり、その分人件費も増大します。
• 非効率性: データ量が膨大な場合や、複雑なデータ形式の場合、作業の非効率性が顕著になります。
• 作業の二度手間: 全てのデータを2回入力するため、特に低エラー率のデータに対しては、コストに見合う効果が得られない場合もあります。

「ダブルエントリー」の考え方は、プログラミングの世界でも応用されています。例えば、重要なソフトウェアを開発する際に、同じ要件定義書から二つの独立した開発チームがそれぞれプログラムを開発し、その結果を比較してバグを検出する「ダブル実装」という手法があります。これも、異なる視点とプロセスで同じ目標を達成しようとすることで、品質を高めるという点で共通しています。

どちらの方式を選択するかは、業務の性質や求められるデータ精度、コスト、納期などのバランスによって決まります。

• エントリー＋ベリファイ方式が適しているケース:

  • ある程度の品質が求められるが、極端な高精度を要求されない業務。
  • コストや納期を重視したい場合。
  • オペレーターのスキルレベルが比較的高く、ベリファイ作業での見逃しリスクを低減できる場合。
• ダブルエントリー・コンペア方式が適しているケース:

  • 誤りが一切許されない、極めて高いデータ精度が求められる業務（例：契約書、金融取引、医療カルテなど）。
  • エラー発生時の影響が甚大である場合。
  • 多少コストや納期が増えても、品質を最優先したい場合。

SVとして、各業務で「どの程度の品質が求められているのか」を正確に理解し、最適な入力方式を選択することが重要です。また、選択した方式のメリット・デメリットをオペレーターに説明し、品質意識を高めることもSVの役割です。

ここまでの内容で疑問があれば、AIに質問してみましょう。たとえば：

• 「エントリー＋ベリファイ方式でエラーを見逃さないためのコツは？」
• 「ダブルエントリー方式で、入力が早く正確なオペレーターと、そうでないオペレーターが担当する場合の注意点は？」
• 「どちらの方式を使うか判断する際のチェックリストがあれば教えて」

このセッションでは、データエントリー業務の品質を保証する主要な二つの入力方式、「エントリー＋ベリファイ方式」と「ダブルエントリー・コンペア方式」について、それぞれの仕組み、メリット・デメリット、そして適切な使い分けを学びました。業務の特性に応じて最適な方式を選択し、オペレーターにその意義を伝えることが、高品質なデータエントリーを実現する上で不可欠です。

以下の問いに答えられるか確認してみましょう：

• エントリー＋ベリファイ方式の仕組みとメリット・デメリットを説明できますか？
• ダブルエントリー・コンペア方式の仕組みとメリット・デメリットを説明できますか？
• 極めて高いデータ精度が求められる業務には、どちらの方式が適していますか？その理由も説明できますか？

答えに自信がない場合は、該当部分を読み返すか、AIに質問してみてください。

• 参考リンク:

  • 一般社団法人全国データ入力事業協会「データ入力の品質確保について」
• 発展課題: あなたの部署で現在採用しているデータエントリー方式について、その選択理由と、もし他の方式を採用するとしたらどのようなメリット・デメリットがあるか、AIとディスカッションしてみましょう。